テクノロジー関連の仕事をしている私は、最高のスマートフォン、メールが突然届かなくなった理由、写真や動画のバックアップ方法など、様々な質問に定期的に遭遇します。そして、もう一つよく聞かれる質問があります。それは、「Microsoft Officeを無料で使うにはどうすればいいですか？」というものです。
よく聞かれる質問を見ると、Microsoftの公式オンライン版Officeがウェブブラウザで無料で使えること、あるいはOfficeが最近はMicrosoft 365と呼ばれていることを知らない人がまだかなりいるのではないかと思います。必要なのはMicrosoftアカウントとインターネット接続だけです。
もちろん、Microsoftが主力製品を完全に無料で提供するわけではないので、いくつかの機能は利用できません。しかし、Word、Excel、PowerPointのファイルを素早く開いたり編集したりする必要がある場合は、オンラインツールで十分です。ここでは、使い方と利用可能な機能について説明します。
はじめる
Microsoft Office オンライン ポータルにアクセスすると、Office が Microsoft 365 になったこと（ドメイン名は異なりますが）をお知らせするだけでなく、Microsoft アカウントでサインインできるようになります。何らかの理由で Microsoft アカウントを設定済みであることを前提としていますが、まだの場合は、こちらから設定できます。
サインインすると、洗練されたダッシュボードが表示されます。OneDrive に保存されているすべてのファイルに加え、Word、Excel、PowerPoint などのさまざまな Microsoft ウェブアプリにアクセスできます。ファイルをクリックして開いたり、上部のアイコンから新しいファイルを作成したりできます。
左下のパネルからアプリを選択すると、そのアプリの最近使用したファイルと、より早く使い始めるのに役立つテンプレートが表示されます。Excelの退職プランナーやWordの履歴書などが含まれています。また、「アップロード」ボタンから、コンピューターからドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをアップロードすることもできます。
新しいファイルはそれぞれタブで開くので、必要に応じて複数のWord、Excel、PowerPointタブで同時に作業できます。インターフェースには多くのオプションが用意されておらず、すべての配置や動作についてはMicrosoftが提供するものに従うしかありません。
ファイルの編集
Microsoft Office（またはMicrosoft 365）のデスクトップ版をご利用いただいたことがあるなら、Webインターフェースにもすぐに慣れるでしょう。リボンメニューはタブウィンドウの上部にあり、既存の要素の書式設定や、必要に応じて新しい要素の追加が可能です。もちろん、利用できる機能は使用しているアプリによって異なります。
画面右上には、コメントの追加、他のユーザーとのファイルの共有（常にオンライン状態であれば共同作業が非常にスムーズになります）、編集、レビュー、表示といった操作モードの切り替えを行うためのコントロールがあります。また、同じメニューから、同等のデスクトッププログラムがインストールされている場合は、そのプログラムでファイルを開くこともできます。
全くの初心者の方でも、デスクトップアプリケーションに慣れている方でも、主要な機能はすべて簡単に使いこなせます。操作に迷った場合は、画面上部にある大きな検索ボックスをご利用ください。メニュー内の特定のオプションを検索する際にご利用いただけます。さらに詳しい情報については、リボンメニューの「ヘルプ」をクリックしてください。
ウェブアプリとしては非常に包括的で、従来のWord、Excel、PowerPointと同じように、選択、ドラッグ、右クリックなどの操作が可能です。変更を加えるとすべて自動的に保存され、クラウドに同期されるため、保存ボタンはありませんが、ローカルコピーをダウンロードする必要がある場合は、「ファイル」メニューからダウンロードできます。
できること、できないこと
Office Onlineアプリはデスクトップ版の簡易版ですが、要件の厳しさによっては、違いに気付かないユーザーも少なくありません。基本的な起動と編集機能は備えており、前述の通り、すべてのデータはOneDriveアカウントに自動的に同期されます。
Web版Microsoft Wordに関しては、グリッド線の表示や段組みといったレイアウト機能の一部が利用できません。透かし、テーマ、ページの色の追加、グラフ、参考文献、引用の挿入もできません。差し込み印刷などの高度な機能も利用できません。
Web版Microsoft Excelについては、オンラインアプリとの違いはすぐには見分けがつきません。より深く掘り下げて、より高度なツールにアクセスし始めて初めて、違いが明らかになります。例えば、Webアプリではグラフの種類やデータのインポートオプションが限られており、選択範囲に名前を付けることもできません。これらはすべて、上級ユーザーだけが必要とする機能です。
Excelと同様に、Web版のMicrosoft PowerPointも、基本的な機能以外はデスクトップ版と遜色ないように見えます。オンラインツールは、選択できるアニメーションやトランジションの種類が少なく、音声やグラフのインポートができず、スライドショーの再生方法も制限されています。つまり、基本的な機能の多くはデスクトップ版にもありますが、パワーユーザーは必ずフル機能のデスクトップ版を選ぶでしょう。
