2020年は私にとって最高の年になるはずでした。新年の抱負として、それなりに妥当だと思っていたものを掲げて出発しました。その一つは、画面を見る時間を減らすことでした。ところが、パンデミックが襲ってきました。それからの果てしない時間の中で、あることに気づきました。私のデジタルファイリングシステムは、とんでもなくめちゃくちゃになっていたのです。
私のデスクトップは悪夢のようでした。画面全体を覆い尽くすほどのフォルダがいくつも。スクリーンショットが至る所に。手元にあるフォルダは、書類、写真、ファイルが雑然とした寄せ集めでした。AlfredとSpotlightに頼りすぎて、誤った安心感に陥っていました。スマホも少しはましでした。マリー・コンドウ風のアプリ整理術を実践していたにもかかわらず、以前はうまく機能していたシステムは残念ながら壊れてしまいました。その結果、ログインするたび、スマホを手に取るたびに不安がこみ上げてきて、デジタル世界の混乱のことばかり考えてしまうようになりました。
天井を見つめて1時間ほど、そしてまた1時間、緊張病のように最悪の事態を想像し、そしてまた1時間、#cleaningTikTok の深淵に飛び込んだ後、私はより強く、より整理整頓されたブロガーへと成長しました。デジタルファイリングシステムを最適化する唯一の正解はありませんが、私にとって効果的だった方法をご紹介します。
ボトルネックを特定する
じっくり考えてみると、きっとあなたも同じような悩みを抱えているはずです。私の場合、インタビュー後に音声ファイルをどこに保存するかをあまり気にしないという悪い癖がありました。そのため、最終的には様々なフォルダの中に「音声」というタイトルのフォルダが4つもできていました。スクリーンショットも同様で、デスクトップに散らばり、作業しているコンピュータによってはDropboxフォルダにも散らばっていました。そのため、必要な時に適切なスクリーンショットを見つけるのが面倒で、毎週数分も不要なものを探していたのです。何かをダウンロードするたびに、雑然としたダウンロードフォルダに保存され、似たようなタイトルの画像ファイルの無限リストをスクロールしていくのは、決して理想的とは言えませんでした。
あなたのボトルネックは、私のものとは全く異なるかもしれません。一番良いのは、数日かけて、必要なファイル、文書、メールが見つからない時の状況を書き留めることです。約1週間後（別に一晩で解決しなければならないとは言っていませんが）、パターンを見つけられるかどうか試してみてください。おそらく、特定のファイル形式が原因かもしれません。頻繁に使用しないファイル形式かもしれないし、あまり念入りに管理していないファイル形式かもしれません。もしかしたら、ワークフローの一部が、後々思わぬトラブルの原因になっているのかもしれません。デスクトップは完璧に整理整頓されているのに、Googleドライブはまさにカオス状態かもしれません。受信トレイは、未読なのに重要なメールの沼で、見つけられないかもしれません。連絡先リストは、前回インポートした際に何かがおかしくなってしまい、完全に泥沼状態になっているかもしれません。
ボトルネックが何であれ、最も迷惑なものから最も迷惑でないものの順にリストを作成します。
保存する必要があるものを特定し、残りを削除する
デジタルの乱雑さは、物理的な乱雑さとそれほど変わりません。おそらく、役目を終えたファイルをそのままにしているのではないでしょうか。また、実際には重要で、将来の参照のために保存しておく必要があるファイル（例えば、賃貸契約書のコピーや雇用契約書など）も混ざっているのではないでしょうか。
https://gizmodo.com/the-life-changing-magic-of-konmari-ing-your-iphone-apps-1832232117
あなたが書いたボトルネックのリスト？一番厄介なものから始めましょう。私の場合はGoogleドライブでした。下書き、共有スプレッドシート、調査メモ、アップロードした動画ファイルでごちゃ混ぜの巣窟になっていました。唯一の「順序」は、Googleがそれらを最近開いた順にリストアップしていたことです。同僚に、8ヶ月前に一緒に作業したファイルを探すように言われました。ドキュメントのジャングルにもかかわらず、私はそれがどのような名前で保存され、いつ作業したかを覚えている自信がありました。しかし、読者の皆さん、そうではありませんでした。検索クエリで何もヒットしませんでした。誰かがリクエストを承認したり、あなたとドキュメントを共有したりするたびにGoogleが送信するメールを受信トレイで検索すれば賢くなれると思いましたが、残念ながら見つかりませんでした。
ファイルを整理していたら、その大半は二度と開きそうにないことに気づきました。「ブレインストーミング」や「アイデア提案」といったラベルの付いたドキュメントが10個ほどあり、それらを1つのドキュメントにまとめれば繰り返し使えるはずでした。そこで、新しいドキュメントを作成し、残りは削除しました。参考資料（特集記事の下書き、インタビューの記録、参考リンク付きの調査メモなど）は、まとめてフォルダにまとめ、プロジェクトごとにサブフォルダに整理しました（サブフォルダについては後述）。現在取り組んでいるプロジェクトにすぐに役立たないものや、将来の参考のために保存しておく必要があるものは、容赦なくゴミ箱行きでした。Giphyキーボードが普及する前の2012年に保存したリアクションGIFのフォルダは必要だったでしょうか？いいえ！削除しました。
リストにあるものすべてに対して、これを計画的に行う必要があります。冷酷でファイル破壊的なロボットの心を呼び覚まし、役に立たないものはすべて削除しましょう。期間限定クーポン付きの迷惑なセールスメールは？スターを付けてリマインダーを設定するか、削除しましょう。もっと良いのは、購読を解除することです。（Unroll.meのように、一括で削除してくれるツールはたくさんありますが、この方法を使う場合は、完了後に必ずアクセス権限を無効にしてください。）カメラロールは？スラッシュスラッシュ。全く同じポーズで眠っているペットの写真が4万枚も必要ありません。メッセージを送信したり、投稿したり、アップロードした後は、すぐに画像を削除する習慣をつけましょう（参考用でない限り）。少し大変ですが、きっと気分が良くなりますよ、信じてください。
目的に応じたサブフォルダを作成する
サブフォルダは非常に便利ですが、ワークフローをスピードアップさせるように整理されている場合に限ります。不要なものをすべて削除したら、一目ですべてが見つけられるようにする必要があります。
ファイルを仕事用と個人用のカテゴリーに分けるのは当然のことです。しかし、サブフォルダーは自分の直感に合ったカテゴリーに整理するべきです。例えば、私のデスクトップの仕事用フォルダーには、「オーディオ」、「バッジ」、「NDA + ローン契約」、「製品写真」というサブフォルダーがあります。「オーディオ」フォルダー内では、すべてのインタビューが関連する機能やプロジェクトごとにグループ化され、インタビュー対象者の名前と日付でラベル付けされています。技術的には「製品写真」と「バッジ」を一緒にまとめることもできますが、私の仕事のやり方ではそれは理にかなっていません。写真を編集するときは常に、「バッジ」フォルダーを最前面に配置して簡単にアクセスできるようにしたいのです。親フォルダーをたどってバッジを探すのは面倒ですから。
この部分は主観的な部分があり、試行錯誤が必要です。それでも構いません。目標は、検索ツールを使わなくてもファイルがどこにあるかすぐにわかるレベルに到達することです。そのため、サブフォルダを作成しすぎないようにするのが最善です。フォルダごとにサブフォルダは最大10個までに抑えるようにしてください。10個以上必要な場合は、いくつかのフォルダを統合できる可能性があります。
スマホではその逆です! Android ユーザーにずっと App Drawer がありましたが、iOS ユーザーに提供されたのは iOS 14 のウィジェットと App Library だけです。経験則として、毎日または週 3〜4 回以上使用するアプリのみをホーム画面に残しておくことをお勧めします。それ以外のアプリはすべて、App Drawer または App Library に移動する必要があります。また、コンピューターではサブフォルダーが便利ですが、スマホからは削除する必要があります。アプリを見えない場所にまとめてしまうだけなので、App Library/App Drawer が不要になってしまいます。毎日または毎週使用しないアプリは、ホーム画面に置くべきではありません。月に 1 回以上使用しないアプリは、削除する必要があります (仕事で必要な場合を除く)。3 か月ごとにレビューして、削除する必要があるアプリと残しておけるアプリを確認する必要があります。
何をするにしても、「その他」フォルダの誘惑に負けてはいけません。ただ、存在を忘れてストレージ容量を食いつぶしてしまうような雑多なファイルを集めるだけで、何の役にも立ちません。絶対にやめましょう！
すべてに同じラベルを付ける
整理整頓してファイルの保存場所が分かったら、次は統一した命名規則を決めましょう。自動保存された音声ファイルに、録音日は記載されているのに誰が話したかが書かれていないのは最悪です。繰り返しますが、ご自身にとって最適な方法を自由に選んでください。
私のメモアプリは、ブリーフィングや会議のメモが雑然とした集まりでした。会議の種類ごとにサブフォルダに分類したら、次は命名規則を決める番でした。日付に続いてブリーフィングや会議のトピックを付けることにしました。音声ファイルについては、プロジェクトごとにグループ化されていたため、日付は意味をなさなかったため、会社名または所属、そして件名でラベル付けしました。トランスクリプトファイルも同じ形式です。製品写真の命名規則はまだ決まっていませんが、前述したように、これは継続的な作業です。一度にすべて完了させる必要はありません。
システムは進化するべき
ある時期、Dropbox のやり方（その時の惨事のスクリーンショットは上にあります）は私にとってうまく機能していました。しかし、時が経つにつれて、意味のない自動化を設定してしまうようになりました。Dropbox を、どうしたらいいのかわからないファイルの捨て場として使うようになってしまったのです。Dropbox アカウントを今の私にとって最適な形でどう活用できるかを考えなかったため、Dropbox は散らかったガレージや屋根裏部屋のようなデジタル版になってしまいました。私の失敗は、自分の成長に合わせて進化しないシステムを作り上げてしまったことです。
デジタルファイリングシステムの整理方法を見直すと決めた場合、将来的に、その一部（あるいは全体）が機能しなくなる可能性が高くなります。それはそれで構いません。しかし、すべてを一度に修正する必要がない方が、システムの見直しははるかに容易になります。見直しを行う際には、構築しているシステムが将来的にどれほど容易に適応できるかを自問自答するべきです。（サブフォルダを使い過ぎるべきではない大きな理由です。）
結局のところ、システムの刷新は面倒な作業である必要はありません。不要になったファイルを一括削除するだけで、気持ちがすっきりすることもあります。コンピューターから過去のデータをすべて削除し、新たなスタートを切るようなものだと考えてみてください。2020年が過ぎた今、私たちは皆、できる限り白紙の状態から始める必要があるでしょう。
