Dropboxは、Gmail、iMessage、Spotifyなど、常に新機能を追加している巨大でユビキタスなアプリの一つです。しかし、毎日使っていないと、追加されたツールを見逃してしまうかもしれません。最近のDropboxのアップグレードは注目に値します。大量のファイルをより簡単に管理できる、より優れた方法を提供しているからです。
メール、写真、プレイリスト、重要な書類など、デジタルコンテンツを整理するより良い方法を誰もが模索しています。そして、Dropbox の新機能「自動フォルダ」はまさにそれを実現するために設計されています。フォルダを設定すれば、そこに送信されたファイルは自動的に名前が付けられ、並べ替えられ、必要に応じて変換されます。
実際に試してみると、仕組みが理解しやすくなります。ウェブ版Dropboxを開き、自動化フォルダを作成したい場所に移動して、「作成」をクリックし、「自動化フォルダ」をクリックします。新しいフォルダに名前を付け、フォルダ内のファイルに適用する自動処理の種類を選択するように求められます。
6つの選択肢があります。ファイルを月別・年別フォルダに分類する、ファイル名を変更する、ファイルを解凍する、画像、動画、PDFに変換する、などです。例えば、最後のオプションを選択すると、Word文書からJPGまで、自動フォルダに追加されたすべてのファイルがDropboxの統合変換ツールによってPDF形式に変換されます。
自動化を選択し、「次へ」をクリックすると、カスタマイズできます。ここで表示されるオプションは自動化によって異なります。例えば、ファイル名を変更する場合は、名前変更のテンプレートを設定できます（ファイル名を日付で始めたり、親フォルダ名を含めたりできます）。
選択した自動化は、デスクトップクライアント、モバイルアプリ、ウェブインターフェースのいずれの方法で追加されたかに関係なく、新しいファイルに適用されます。ウェブインターフェースでフォルダーの横にある3つの点をクリックし、「自動化を編集」を選択することで、フォルダーの設定を変更できます。
同じダイアログで、必要に応じて自動化を一時停止（アクティブ/一時停止の切り替えスイッチを使用）したり、ゴミ箱アイコンを使用して完全に削除したりできます。ただし、フォルダとファイルはそのまま残ります。また、フォルダを開き、上部の3つの点をクリックして「自動化を追加」をクリックすることで、別の自動化を追加することもできます。同じオプションで、既存の通常のフォルダを自動化フォルダに変更することもできます。
Dropboxが約束し、サポートドキュメントにも記載されている自動化機能の一つは、フォルダにファイルを追加するときに自動的にタグを付ける機能です。このオプションは執筆時点ではまだ表示されていませんが、近いうちに表示されることを期待しています。Dropboxが提供できる自動化機能の中でも、より便利なものの一つに思えるからです。
Dropboxのウェブインターフェースから手動でタグを追加することもできます。フォルダ、ファイル、またはファイルグループを選択すると、右側に「タグ」フィールドが表示されます。ここにタグを入力し、入力するたびにEnterキーを押します。タグを追加するメリットは、後でファイルを見つけやすくなることです。特に、特定のトピックやアイデアに関連するファイルがDropboxアカウント内の複数のフォルダに分散している場合に便利です。
Dropboxウェブアプリには、想像以上に優れた検索機能が備わっています（各画面上部に表示される検索ボックスをご利用ください）。フォルダやファイルの種類で検索結果を絞り込むことができ、検索語句が特定のタグに一致する場合は、検索ボックスの下でそのタグを選択できます。
Dropbox には、マルチファイル整理という関連機能がもう1つ追加されています。これは、日付、キーワード、またはファイルへのアクセス頻度に基づいて、ファイルを自動的にサブフォルダに分類する機能です。ウェブアプリでは、自動フォルダ以外のフォルダでもマルチファイル整理を使用できます。上部の3つの点をクリックし、リストから「マルチファイル整理」を選択してください。
表示されるオプションの一部は、自動フォルダオプションと一致しています。「非アクティブ」、「月」、「年」、「キーワード」、「スマート移動」から選択できます。Dropboxはスマート移動オプションの具体的な仕組みを明らかにしていませんが、少なくとも適用前に次の画面で「スマート」な提案をプレビューできます。
カスタマイズオプションもいくつかあります。例えば、並べ替えのキーワードを選択したり、「非アクティブ」とみなされる期間（30日間または90日間）を指定したりできます。ただし、複数ファイルの整理機能は1回限りの操作です。一度整理すればそれで終わりです。同じルールは、今後フォルダに追加されるファイルには適用されませんが、月と年のオプションを選択した場合は、自動化を追加するオプションがあります。
自動化フォルダの管理を容易にするため、ウェブポータルからすべての自動化フォルダを一画面で確認できます。プロフィール写真（右上）をクリックし、「自動化」をクリックするか、www.dropbox.com/automations に直接アクセスしてご確認ください。自動化フォルダと適用中の自動化を確認し、必要に応じて一時停止、再開、編集、削除できます。
