休暇に向けて仕事を終わらせる場合でも、せっかくの休暇に出かける場合でも (またはその両方)、デスクから離れている間にメールをどうするか、また、仕事に戻ったときに返信しなければならない気が滅入るほど大量のメッセージに遭遇しないようにするにはどうすればよいかという問題がよく発生します。
いくつかのヒントとテクニックをご紹介します。Gmail、Apple Mail、そしてウェブ版Outlookでそれらをどのように活用するかについても解説します（他のクライアントをお使いの場合は、ここでご紹介したものと同様の機能が利用できるはずです）。休憩前に少し時間を取って受信トレイを整理しておけば、きっと感謝してくれるはずです。
不在時の連絡は具体的に
不在通知メッセージはほとんどの人にとって馴染み深いものですが、効果的な使い方はあまりされていません。不在を伝えるために急いでメモを送るのではなく、いつ戻るのか、そしてパソコンに戻ったらどのようなメールで連絡をくれるのかを具体的に伝えましょう。
どれくらいの期間不在になるのか、そしてその間どのようなメールにアクセスできるのかを正確に説明することで、相手の期待感を明確化し、復帰後に確認しなければならないフォローアップメールの数を減らすことができます。具体的な日付まで復帰しないことが分かっていれば、相手はそれに合わせてメールの内容を調整できます。
もしあなたの仕事内容に合致するのであれば、不在通知メールに「メール破産」を宣言するのも良いかもしれません。つまり、不在中に送信したメールは一切読まない、と宣言するのです。そうすれば、戻ってきた時にまた新しいスタートを切ることができるのです。そして、不在通知メッセージを読んだ人は、戻った時に連絡を取り直す必要があると分かるでしょう。
ウェブ版Gmailでは、右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」、「全般」、「不在時自動返信」の順に選択することで、不在時メッセージを設定できます。Apple Mailをご利用の場合は、ウェブ版iCloudポータルにログインし、左上の歯車アイコンをクリックし、「環境設定」、「自動返信」の順に選択してください。ウェブ版Outlookでは、右上の歯車アイコンをクリックし、「Outlookのすべての設定を表示」、「メール」、「自動返信」の順に選択してください。
ルールとフィルターを設定する
デスクにいる間は、メールルールやフィルターを使って受信トレイを管理しているかもしれませんが、これらは外出時にも非常に役立ちます。受信メールを既読にして、必要に応じてアーカイブすることで、休憩時間中に未読メールが溜まるのを防ぐことができます。
具体的にどのように取り組むかは、あなたの仕事内容、メールの使い方、その他様々な要因によって異なります。例えば、不在時に社内メールをすべて既読にしてアーカイブしておくのも良いでしょう。あるいは、オフィスにいる時は読む価値があるけれど、オフィス外では読まなくても構わないニュースレターにフィルターをかけるのも良いでしょう。
追いつく必要がないメッセージ、あるいは絶対に見逃したくないメッセージ（その場合は既読にしてアーカイブするのではなく、スターを付けることができます）のグループについて考えてみましょう。つまり、メールクライアントにメッセージを管理してもらうことで、仕事に戻った時にメールのリズムを取り戻しやすくなります。
ウェブ版Gmailでフィルターを設定するには、右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」→「フィルターとブロック中のアドレス」→「新しいフィルターを作成」の順に選択します。macOS版Apple Mailでは、「メール」→「設定」→「ルール」→「ルールを追加」の順にクリックします。ウェブ版Outlookでは、右上の歯車アイコンをクリックし、「Outlookのすべての設定を表示」→「メール」→「ルール」の順に選択します。
他にできる対策
出かける前に受信トレイを整理しておけば、戻ってきた時にも整理整頓されているはずです。勇気があれば、休暇に入る前に届いたメールをすべて既読にしてアーカイブしておくのも良いでしょう。そうすれば、不在中に届いたメールだけを処理すればよく、それより古いメールには線を引いておけば済みます。
可能であれば、出発前に受信トレイの管理を同僚に任せることも検討してみてください。たとえ、メッセージをざっと確認し、重要なものにマークを付けるだけでも構いません。不在時の返信には、不在中に連絡を取り合える連絡先を1～2人記載しておくと良いでしょう。そうすれば、戻る頃には多くの仕事がすでに片付いているはずです。
特定のメールクライアントには、役立つツールが用意されている場合があります。例えば、ウェブ版Gmailでは、タブ間でメッセージをドラッグし、その設定をGmailに記憶させることができます。これにより、多くの受信メールが自動的に整理され、「メイン」タブが以前よりも整理されます。
サードパーティ製ツールの活用も役立つかもしれません。受信トレイから少し離れやすくなります。例えば、GmailとOutlook用のBoomerangを使えば、一定時間メールの受信を一時停止できます。また、SaneBoxは細かく調整されたAIアルゴリズムを活用して、受信メールの中から本当に重要で返信する価値のあるメールを判別します。
