企業、組織、そして家庭を円滑に運営していくためには、何らかの会議が不可欠です。しかし、ますます多忙化する現代社会において、会議の都合の良い時間を見つけるのは容易ではありません。会議に出席する人数が増えるほど、全員が都合の良い時間を見つけるのが難しくなります。過去3年間で、かつてないほど多くの人がオフィスに戻り、会議の回数も増えています。
人生における他の多くのことと同様に、アプリはいつでも役に立ちます。多くの人気カレンダーアプリには、全員にとって都合の良い時間を見つけるためのツールが用意されているだけでなく、専用のスタンドアロンユーティリティも用意されています。会議が必ず有意義なものになるとは限りませんが、少なくとも確実に開催することはできます。さらに、既に持っているアプリの知られざる機能を使ってスケジュールを管理することもできます。
Gメール
多くの会議はメールで調整されます。Gmailで会議のやり取りをしているときに、会話に参加している全員に自分が実際に都合の良い時間を知らせることができます。ウェブ版Gmailで新しいメッセージを作成しているときに、ウィンドウ下部の3つの点をクリックし、「会議の時間を設定」と「空いている時間を提案」を選択してください。
右側に新しいパネルが開きます。カレンダー上で空いている場所をクリックしてドラッグしてください。会議の長さを指定したり、下のオプションを使って既に入力済みの日付に新しい日付を追加したりできます。「次へ」をクリックし、必要なメモや場所の詳細を追加して、「メールに追加」を選択します。
選択した時間はメール本文に埋め込まれ、受信者は該当の時間帯をクリックしてGoogleカレンダーで会議を設定できます。現時点では、この機能は1対1の会議にのみ機能します。メールの会話に複数の人が参加している場合は、1人だけが該当の時間帯をクリックして会議時間を設定できます。
Googleカレンダー
Googleカレンダーには、会議に関して全員の共通認識を得るための独自の機能も備わっています。この機能を使用するには、他の会議参加者がカレンダーをあなたと共有しているか、あなたと同じ組織に属しており、全員がGoogleのソフトウェアスイートを実行している必要があります。
ウェブ上でイベントを作成する際は、参加するゲストを該当欄に追加し、「時間を探す」タブを開きます。ここでは、少なくともGoogleカレンダー上で、今後数日間で全員の空き時間を確認できます。右側では、ゲストがイベントを変更したり、他の人を招待したりできるように設定できます。
Googleカレンダーでは、参加者全員のカレンダーに空きがある場合でも、いくつかの候補時間が表示されます。共有カレンダーを参考に、通常通りイベントを作成し、招待した人に出席を確定させましょう。
見通し
Windows版Microsoft Outlookには、スケジュールアシスタントが組み込まれています。アプリのカレンダーコンポーネントの「ホーム」タブから「新しい会議」を選択すると、表示される新しいウィンドウのメニュータブの一つに「スケジュールアシスタント」が表示されます。このアシスタントでは、会議参加者全員のカレンダーの空き状況が表示されますが、この機能は参加者が組織のメンバーである場合のみ機能します。
空きスロットは手動で探すことも、上部のメニューバーにある「自動選択」オプションを使ってソフトウェアに候補をいくつか提案してもらうこともできます。また、必須出席者と任意出席者（必ず出席しなければならない人とそうでない人）を区別したり、組織内の空き部屋を同時に検索したりすることも可能です。
この機能はWeb版Outlookでも利用可能ですが、そこまで包括的ではありません。新しい会議を作成し、1人または複数の参加者を招待すると、ソフトウェアが全員が集まるのに適した空き時間をいくつか提案してくれます。右側に表示される「設定」ボタンをクリックすると、会議の開催時間と所要時間をより具体的に指定できます。
専用アプリ
会議参加者の都合を投票で簡単に確認したいなら、Doodleを試してみてください。基本機能は無料で、アカウント登録も不要です。参加可能な時間帯のリストを指定し、メールで招待状を送信して、どの時間帯が最も都合が良いか投票してもらうだけです。使い方は非常に簡単で、結果も分かりやすく、有料プランではより高度なツールも利用できます。
Sidekickもフリーミアムの選択肢で、Doodleよりも少し洗練されています（Doodleがあなたのニーズに合うかどうかは別として）。このサービスは既存のカレンダーと簡単に連携でき、会議のスケジュールを立てる方法もいくつかあります。自分の都合を尋ねるメールを転送してカレンダーと照合したり、ユーザーがさまざまな時間帯に投票できるページを作成したり、SidekickのAIを使って全員のカレンダーが一致する時間を探したりすることができます。
SimplyMeet.meもおすすめで、ユーザーは月額最大500件のミーティングを有料で手配できます。ほとんどの人にとって十分な機能だと思います。参加可能なミーティングの種類と空き時間を簡単に設定すれば、あとはすべてSimplyMeet.meが処理してくれます。さらに、多くのカレンダーアプリやビデオ会議アプリとスムーズに連携します。
